Informativa sulla privacy

1. Chi tratta i tuoi dati

Nordix Studio è un marchio di Dokoyo Koyo Holding OÜ, con sede a Sakala tn 7-2, 10141 Tallinn, Eesti / Estonia, che è il titolare del trattamento.

Per qualsiasi richiesta sui tuoi dati puoi scrivere a privacy@nordixstudio.ee. Rispondiamo entro 30 giorni.

2. Quali dati raccogliamo e perché

Modulo di contatto: nome, email, azienda, tipo di servizio, budget indicativo e il testo del messaggio. Ci servono per risponderti e preparare un preventivo.

Prenotazione di una call: nome, email, telefono (facoltativo), data e orario scelti. Ci servono per fissare l'appuntamento e inviarti la conferma.

Newsletter: solo l'indirizzo email, per inviarti aggiornamenti. Ti iscrivi tu e puoi cancellarti quando vuoi.

Area clienti: email, nome, i codici monouso di accesso, i progetti collegati al tuo account e il contenuto delle richieste di assistenza che apri.

Firma delle condizioni: oltre all'identità del firmatario registriamo data e ora, indirizzo IP e browser usati. Servono a dimostrare chi ha firmato e quando, come richiede una firma elettronica semplice.

Assistente Nordix: il testo che scrivi in chat viene inviato al modello di intelligenza artificiale per generare la risposta, e la conversazione viene conservata sui nostri server. Serve a due cose: permettere all'assistente di ricordare cosa vi siete detti, e permettere a chi lavora nello studio di leggere la conversazione quando prende in carico una tua richiesta. Se sei collegato all'area clienti, l'assistente può inoltre consultare i tuoi progetti, le tue richieste e lo stato del tuo abbonamento per risponderti. Non può modificare nulla da solo: qualsiasi azione, come aprire una richiesta di assistenza, ti viene proposta e avviene solo se la confermi tu.

3. Su quale base giuridica

Contatti, preventivi, prenotazioni, area clienti e contratto: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste da te (art. 6.1.b GDPR).

Newsletter: il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR), revocabile in ogni momento.

Sicurezza della piattaforma e conservazione delle prove di firma: nostro legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).

Documenti contabili: obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR).

4. Per quanto tempo li conserviamo

Codici di accesso monouso: 10 minuti, poi vengono cancellati automaticamente dal database.

Messaggi di contatto e prenotazioni che non diventano un progetto: 24 mesi.

Iscrizione alla newsletter: fino a quando non ti cancelli.

Account, progetti e richieste di assistenza: per tutta la durata del rapporto e 3 anni dopo la sua fine, il termine ordinario di prescrizione in Estonia.

Firme delle condizioni e documenti contabili: 7 anni, come previsto dalla legge contabile estone.

5. Con chi li condividiamo

Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo a terzi per finalità di marketing.

Ci appoggiamo a fornitori che trattano i dati per nostro conto come responsabili: Resend (invio delle email), Anthropic (assistente in chat), MongoDB Atlas (database), Vercel (hosting) e Google (sincronizzazione del calendario degli appuntamenti, quando attiva).

Quando attiveremo i pagamenti online, i dati della transazione saranno trattati da Stripe: aggiorneremo questa informativa prima di iniziare.

I dati possono essere comunicati al nostro commercialista e, se necessario, ai consulenti legali o alle autorità competenti.

6. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti. In quel caso il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o di una decisione di adeguatezza.

Ospitiamo il database e l'hosting in regioni europee ogni volta che il fornitore lo consente.

7. I tuoi diritti

Puoi chiederci l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e puoi opporti a un trattamento fondato sul legittimo interesse.

Se il trattamento si basa sul consenso puoi revocarlo in ogni momento, senza che questo tolga validità a quanto fatto prima.

Per esercitare questi diritti scrivi a privacy@nordixstudio.ee.

8. Reclami

Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi rivolgerti all'autorità estone per la protezione dei dati, Andmekaitse Inspektsioon (Tatari 39, 10134 Tallinn, Eesti), oppure all'autorità del paese in cui risiedi.

9. Sicurezza

L'accesso all'area clienti avviene con un codice monouso inviato via email: non usiamo password. La sessione viaggia in un cookie cifrato e non leggibile da JavaScript.

I codici di accesso sono conservati solo in forma di hash, il database è protetto da credenziali dedicate e i backup sono conservati in forma cifrata.

10. Modifiche

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Le modifiche rilevanti per chi ha un contratto attivo vengono comunicate anche via email.